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今天開了一場很長的會議,好累。需要抒發一下,所以來寫一篇。
會議的目的,通常不外乎協調工作、進行決策、集思廣益,或是宣告重要事情等等。通常,協調工作與決策,是職場很常見的場合。
但是,通常,人們都沒有受過會議的專業訓練。
哪裡有什麼會議的專業訓練?我開玩笑的。其實是有,但是應該沒什麼必要。不懂得開會的人,通常是兩種情況:第一,腦筋不夠好;第二,主席享受開會權力,反正浪費的是大家的時間。
確實,腦袋清楚一點,你就知道,會議要能有效率,就是得要認真思考其本質,且必須要最高權力者,有此一認識,才有辦法提升會議效率。
有幾個訣竅可以大幅提高效率:
第一,慎選參與會議者與議題的關係。不要覺得有點關係,就發給一堆亂七八糟的單位,其實只是為了撇清責任,或是腦袋不清。會議人數越少,才能提高效率。邀請單位的層級也要慎選,要是來了個單位大頭,卻不知實務,那只能打高空;反之,要是來個沒有決策權的人,事事都說要帶回去討論,下次再回報,那你今天還來開個屁!
第二,事前就要要求與會者熟悉會議材料跟討論題綱。因此,要提前發給與會者資料。現在很多人,都是人來了才開始讀會議資料,報告人報半天,與會者只能吸收兩三成(如果沒打混睡覺的話),那不是很妨礙集體討論嗎?還要等智商低的人慢慢讀資料嗎?淬!~~~
第三,討論題綱跟問題要明確具體且不重複。組織會議者在這一點是關鍵,如果提綱很亂,開會的人是天才,也不能好好討論的。議題定太廣,容易發散,定太窄,又會過於細節….
第四,主席要能好好掌握節奏。不要讓三天沒跟別人說話的人滔滔不絕發表不太相關的個人意見,不要讓比較謹慎的人都沒機會表達意見,該留下次討論,該各單位自行定奪,該長官當場裁決等等,都該明快切割決行,以利會議進行。很可惜,通常主席都會很享受會議進行那種自己好大的感覺,所以…. well…
如果,你是無力改變這一切的人,那麼,下次會議時,就好好想想,如何妥善應對這個浪費你生命意義的場合吧~~ 滑手機太低級了,顯得不專業,但如果你提早到,搶到一個不明顯的位子或許例外….. 哈哈哈~~~
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